пятница, 1 апреля 2016 г.

Рубрика "Деловые разговоры" с Аней Лу. Статья 8: Тайминг.

Добрый день, наши дорогие читатели!

Ну что, отдохнули две недели от нашей деловой болтовни? 
Думаете мы тут сегодня будем шутки шутить? А вот и не угадали) Мы решили быть оригинальными и, как обычно по пятницам, с вами Аня Лу и рубрика "Деловые разговоры"

Тайм-менеджмент
Сегодня мы с вами поговорим о том, как успевать если не все, то многое. Речь пойдет о тайминге или тайм-менеджменте, т.е. управлении временем. Для кого-то это не актуально, потому что пользуются гаджетами, ежедневниками, напоминалками и прочим. А для кого-то все эти помощники совершенно бесполезны.
Но для начала нам с вами надо разобраться с тем, куда и на что мы тратим время. Для этого мы будем все записывать.

Фото-отчет дня
Что это??? Это весьма муторное занятие, после которого становится сначала очень плохо. А потом очень хорошо:))
Почему плохо??? Потому что вы поймете, КАК МНОГО ВРЕМЕНИ ВЫ ТРАТИТЕ ВПУСТУЮ!!! Конечно, это в большей степени относится к работе в офисе, но и в жизни эта ситуация повторяется не реже.
Как это сделать?
Берем тетрадь и чертим табличку. 

Время начала
Время конца
Действие
Время в минутах
8-30
8-40
Проснулась, включила чайник
15 мин
8-45
9-30
Пью кофе/чай
Смотрю почту и новости
45 минут





и так далее, записываем ВСЕ!!!!
Ждете пока кипит чайник/ варится кофе, разговариваете по телефону - пишем!
Думаете, что одеть, стоя перед шкафом - пишем!
да, так и пишем: 10-00 - подошла к шкафу, 10-30 оделась и отошла от шкафа.
Едете в транспорте и думаете, что приготовить на ужин?? ПИШЕМ!
Да, муторно, да что-то забудете, но надо писать!!! Пишем неделю минимум! Лучше две :)
В конце каждого дня подводим итоги.
В примечаниях пишем суммарно потраченное время.
Тут уже как удобно - время на сборы, на раздумья, на готовку, магазины, дорогу и т.д.
Все равно что-то будет выпадать и что-то повергнет вас в шок!

Когда я на работе делала фото-отчет дня, то пришла в шок от того, сколько я трачу времени на звонки и общение с неорганизованными людьми! Когда поиск счета, проверки почты, отправка дальше по списку заняло 1 час!!! 1 час времени на какой-то счет!!! Это 5 минут максимум!!! А я потратила час своего времени и столько же у минимум 3 человек!!! Было принято кардинальное решение о форме общения с одним отделом и отказ от поставщика. 

Думаю, что вам уже чуть-чуть понятно, что и как будет выглядеть. И может, вы даже подумаете, что это бесполезное занятие, и вы и так все знаете. Но поверьте, это не так!

Вы увидите, когда и сколько времени, вы простаиваете, а можете сделать полезное дело (позвонить родителям, подруге, сделать заливное, поставить тесто для булочек, помыть раковину или ванну, машину и т.д.)

Как упростить подсчет времени.
Можно, на самом деле, сесть вечером и написать список дел с примерно затраченным на них временем. С самим временем, естественно. Плюс добавить свои ежедневные ритуалы: пресловутые перекусы, перекуры, чаи, просмотр почты, френд-ленты, новостей в соцсетях  (нужное подчеркнуть). Но вариант что-то забыть велик. 

Еще стоит отметить, что ритуалы носят не только отрицательный характер. Но и массу положительных эмоций. Когда вы пьете кофе, то параллельно сверяете список дел на сегодня, что-то исправляете, дополняете или меняете местами.

Или смотрите все новости в соцсетях, задания в ЧБ и прочее...

А в дУше можно продумывать меню на пару дней вперед, а лучше на неделю и потом согласно меню закупиться сразу на неделю! Вот уж где экономия времени (и денег, кстати) будет!!!

После того, как вы выявили своих «паразитов времени», т.е. те пункты, которые отнимают незаслуженно много времени, вы пишете план!
Стоит сразу оговорить, что планы бывают долгосрочные (на несколько лет вперед, вспоминаем «пятилетки») и краткосрочные (день, неделя, месяц). Мы говорим  про последний вариант.
1.        Распечатываем себе календарную сетку (делаем сами или находим в интернете, например на Pinterest). И отмечаем важные моменты и события: дни рождения, оплату счетов, дедлайны по заказам и т.д. Так перед глазами у вас всегда будет список событий на месяц.
2.        То же самое можно сделать и на неделю.
3.        План на день.
Тут важно расставить временные рамки и приоритеты! Как ни смешно, но если вы дома, то можно поставить себе будильник. Например, 2 часа на уборку в шкафу. Зная свои темпы, можно определить, что за 2 часа вы успеете разобрать только 1 часть шкафа, за другую часть браться не стоит! Уловка – поставить будильник не на 2 часа, а на 1 час 45 минут.
Так вы будете знать, что осталось чуть-чуть времени – ровно на то, чтобы запихать все обратно J
Некоторые пункты можно запараллелить: моем пол и придумываем открытку. Потом идем к столу и быстро ее делаем :))
Если вы скрапите на заказ, то можно высчитать сколько времени тратите на подготовку к альбому – нарезать листы, подложки и т.д. Так потом тоже будет проще работать.
Конечно, все это требует временных затрат в том числе, но оно того стоит. Опять же, помним, что привычка вырабатывается за 21 день. А еще есть такая поговорка: «Лучший способ все успеть – это нехватка времени!»
Вот для меня это самый важный пункт! Мне надо много дел, тогда я все успею. А если их мало, то лень и растянутые кофе-брейки захватят меня в свой плен )
А еще важно не забывать заглядывать в ежедневники и прочие календари и расписания. Есть, конечно, те, кто постоянно сверяются со списком, но есть и те, кто не из их числа и многое держат в голове. Или ждут, пока они сделают себе красивый ежедневник.))

Важные мелочи.
1.      Если что-то не получается, то не надо себя мучить. Надо отложить и вернуться позже.
2.      Если в списке есть дела, которые делать не хочется, а надо, то начинать лучше с них. Так, расправившись с ненавистным делом, вы получите удовольствие уже от факта его завершения.
Правда, если подобные дела встречаются постоянно, то стоит задуматься над причиной этого негатива. Это называется рефлексия. Садимся, закрываем глаза и начинаем думать, какие чувства я испытываю к этому делу и почему. А потом придумываем, как это можно изменить в положительную сторону. Естественно, есть вещи, которые нельзя изменить в положительную сторону. Но иногда это только так кажется.
3.      Если вы много времени тратите на соцсети, то отключите все уведомления и заходите туда в строго определенное время.
4.      Если вы должны постоянно выкладывать фото своих работ в сеть, то сделайте фото на несколько дней вперед и выкладывайте партиями в определенное время. И время сэкономите и людям не надоедите ))

Вообще, планирование, особенно в краткосрочном режиме, вещь замечательная!!! Особенно, если учесть, что можно время сэкономить благодаря он-лайн сервисам.
Останется только одно – запланировать время на «Просто жить!»
Здесь и сейчас! Наслаждаясь моментом…

7 комментариев:

  1. Аня оч полезно! А какие онлайн сервисы ты бы посоветовала?

    ОтветитьУдалить
    Ответы
    1. Спасибо! Я имела ввиду те сервисы, которые облегчают бытовую жизнь - оплату счетов через автоплатеж, например. Я жутко не дисциплинирована в этом плане и мне очень это помогает!!! А вообще основной компьютерный помощник в планировании - это Outlook. Все книги гуру тайминга Глеба Архангельского и работе с ним :) Там же можно и календарь вести, и задачи со сроками ставить, и оповещения. При этом все будет выплывать в окнах поверх всех открытых страниц.

      Удалить
  2. Спасибо за ценную статью! Календарная сетка - это вещь, конечно! У всех по-разному, конечно, но вот мне созерцание дат и граничных сроков, их концентрация и объем, очень помогает систематизировать хоть немного свою жизнь. Мечтаю выработать какую-то систему действий тайминга именно в скрапе. Ибо уже совсем несерьезно иногда часа по 4 открытку делать:-) Хочется каких-то установок: отобрала / нарезала/ покрасила/ приклеела. Но пока, увы, все время с чистого листа - подумала, повыбирала, поприкладывала, убрала, и так до бесконечности(

    ОтветитьУдалить
    Ответы
    1. Я почти с вами соглашусь) Несерьезно делать открытку по 4 часа, когда это лифтинг самой себя или массовое производство, когда у вас есть парочка отработанных скетчей и вы только меняете бумагу и декор... с большего... Практический скрап на заказ - повторение самых популярных и продаваемых работ. Тогда да, все должно быть на автомате. А вот если вы создаете что-то по вдохновению, с нуля, авторское, то можно и не 4 часа... иногда от идеи до полного воплощения и пара вечеров пройдет) Хотя, тут тоже по-разному, иногда идея просто влетает в голову, садишься и... вуаля, через 30 минут красота готова...

      Удалить
    2. Могу сказать только за себя. Я не мучаю себя думами за столом. Как правило я вынашиваю какую-то идею и в голове продумываю ее до мелочей. Ну или по крайней мере всю основную часть: гамму, скетч, элементы, слои. А уже потом сажусь и режу, клею... Тогда на открытку уходит 30 минут и вуаля! Но иногда вроде все есть, а не складывается в единое готовое, причем вроде все хорошо, но "не цепляет". Тогда я все убираю в пакетик и жду момента.

      Удалить
  3. конец особенно понравился! очень важный. иногда так заваливаем себя делами, так гонимся все успеть, что забываем про отдых и вообще про то, что жизнь проходит, дети вырастают, и многое уже просто никогда не повторится!

    ОтветитьУдалить

Мы всегда рады вашим комментариям. Спасибо!